Специалисты ГЭНДАЛЬФ помогли ООО «Аргон» выстроить системную работу с документами. Вместо ручного контроля и длительного поиска сотрудники получили прозрачную систему учета, которая позволяет быстро находить нужные бумаги, контролировать их возврат и оперативно готовиться к проверкам.
ООО «Аргон» — поставщик технических и медицинских газов в Тульской области. В портфеле компании — аргон для цементной и металлургической промышленности, кислород высокой чистоты для резки и сварки, а также особо чистые газы и смеси для полупроводников, пищевой промышленности и лабораторных исследований.
До перехода на «Скан-Архив» контроль за наличием и возвратом документов велся в Excel. Поиск каждой бумаги отнимал много времени, а для руководителя отсутствовала объективная картина: возвращены ли все документы, кто из менеджеров дисциплинирован, а кто нет — аудит проводился «на глаз» и вручную.
При запросах из налоговой или внутренних проверках сотрудники тратили часы на сбор бумажного архива. Бухгалтерия не имела гарантии, что все финансовые документы учтены, а подготовка ответа на запрос контролирующих органов занимала от 5 до 8 часов. Отсутствовала возможность быстро отфильтровать документы по периоду, контрагенту или типу, а также отследить, у кого и где в данный момент находится оригинал.
Главная потребность была ясна: нужна прозрачная система, которая даст четкий результат. В итоге выбор остановили на «Скан-Архиве».
Команда проекта запустила систему за 3 недели. Первым и самым заметным изменением после старта стал оперативный поиск документов и их мгновенная выгрузка.
Бизнес-процессы были перестроены:
за сбор документов от контрагентов теперь отвечает отдельный менеджер;
бухгалтерия сразу ставит задачу на возврат, если документ требует этого по регламенту.
Ключевым инструментом для управления дисциплиной стал отчет по «должникам» (сотрудникам, не вернувшим документы). Это изменило поведение обеих сторон: менеджеры стали ответственнее, а руководство получило объективный рычаг контроля. Подготовка к проверкам и ответам на запросы ФНС перестала быть стрессовой задачей и теперь выполняется в сжатые сроки. Что такое «цифровой двойник» и почему его поддерживает Минцифры? Фокус на совместимости. Как отечественные ПАК изменили подход к построению ИТ-инфраструктуры Закон о патентной охране ИТ-разработок принят Госдумой
Сразу после внедрения «Скан-Архива» компания оперативно собрала документы для участия в тендере — и это стало первой «боевой» проверкой системы.
Текущие показатели эффективности:
поиск конкретного документа — не более 5 минут;
подготовка полного пакета документов к проверке — 40 минут;
штатное обслуживание системы ведет 1 сотрудник.
Читайте также 
Сергей Харитоненко: Хранение данных в эпоху кризиса Сейчас на рынке существует не только привычный набор традиционных решений для хранения и использования большого объема данных, но и новые, перспективные и экономически выгодные альтернативы. Именно это предлагает компания «Умный Архив». Сергей Харитоненко рассказал, что собой представляет это решение, чем оно отличается от классических ленточных библиотек и RAID-массивов, в каких сценариях его применение наиболее оправдано и какие перспективы развития видит компания.
Кроме того, в разы сократилось количество лишних звонков, переписок и ручного контроля. Сотрудники видят, что «все под контролем», благодаря прозрачным отчетам в системе.
Источник: www.it-world.ru