Привет! Мы в LDM (ИТ-холдинг LANSOFT) выпустили новую версию решения для управления архивными документами — LDM.Цифровой архив 1.1. Этот релиз закрывает все ключевые архивные процессы: от ведения номенклатуры дел и формирования описей до контроля сроков хранения, обработки архивных запросов и подготовки документов к уничтожению. При разработке версии особое внимание уделили поддержке требований приказов Росархива № 77 и № 236.
Что нового:
Поддержка нормативных требований
В системе реализованы механизмы, предусмотренные приказами Росархива № 77 и № 236: ведение номенклатуры дел, контроль сроков хранения, формирование описей, проведение экспертизы ценности документов и организация процедуры уничтожения.
Контроль сроков хранения в строгом соответствии приказу Росархива № 236 гарантирует методологическую точность на всех этапах. Система сама применяет установленные нормативы в процессе формирования описей и уничтожения, избавляя специалиста от необходимости каждый раз обращаться к первоисточнику.
Подготовка электронных документов к долговременному хранению
Для долговременного хранения электронных документов система автоматически конвертирует электронные подписи в формат CAdES-A, а также выполняет перештамповку, необходимую при длительном хранении.
В фоновом режиме формируются архивные контейнеры в соответствии с требованиями приказа Росархива № 77: документы преобразуются в формат PDF/A, создаются XML-файлы с необходимыми метаданными.
Работа с архивным фондом
В новой версии пользователи могут:
-
формировать описи дел структурных подразделений и сводные описи организации;
-
согласовывать и подписывать описи;
-
передавать документы на хранение;
-
работать с единым источником данных для электронных или бумажных документов.
Экспертиза ценности и уничтожение документов
Система поддерживает проведение экспертизы ценности документов, работу экспертных комиссий, подготовку актов о выделении дел к уничтожению и контроль выполнения регламентированных процедур.
Архивные запросы
В релизе реализован полный цикл обработки архивных заявок: выдача дел, подготовка справок, выписок и копий документов, контроль сроков исполнения запросов и маршрутов согласования.
Проверки архивного фонда
Для контроля состояния архивного фонда система поддерживает регламентные проверки наличия и состояния документов с автоматическим формированием необходимых актов и ведением электронного журнала проверок.
Говорит менеджер по развитию продуктов Антон Жуков: «Хранение документов в крупной компании — жестко регламентированный процесс. Подготовка к проверкам регуляторов, ведение номенклатуры дел и экспертиза ценности отнимают сотни часов у юристов и архивистов. В версии 1.1 мы автоматизировали весь жизненный цикл по требованиям Росархива. Система берет на себя всю рутину, что защищает от нормативных рисков и позволяет сотрудникам сфокусироваться на экспертных задачах».
Источник: habr.com