Об эксперте:Антон Фокин — CEO компании Qtim. Работает в IT с 2008 года, прошел путь от программиста до руководителя компании. Специализируется на управлении командами разработки, рабочих процессах и распределенном формате работы.
К 2025 году перегрузка встречами стала нормой рабочего дня. В спецотчете Microsoft от 17 июня 2025 года говорится, что половина встреч приходится на часы естественного пика продуктивности, а новые письма, сообщения или встречи появляются у сотрудника в среднем каждые две минуты. Zippia от 18 января 2026 года добавляет: менеджеры тратят на непродуктивные совещания около 31 часа в месяц. Поэтому раздражают уже не отдельные звонки, а модель коммуникации, в которой обсуждение вытесняет работу.
Проблема не в самих встречах
Проблема не в самих встречах, а в том, как их проводят
Плохой созвон редко ломается из-за одной ошибки. Обычно встреча начинает рассыпаться еще до начала, поэтому главные сбои обычно начинаются не в ходе звонка, а еще до его старта.
Нет цели — нет результата
Главная ошибка проста: у созвона нет ясной цели. Если организатор не может заранее сформулировать, какое решение должно появиться к концу встречи, созвон лучше отменить или заменить сообщением. Удобно проверять цель по SMART: она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной задаче и ограниченной по времени. Не «обсудить запуск», а, например, «за 20 минут согласовать состав первой версии, ответственных и срок отправки в разработку».
Такая формулировка сразу отсекает лишние темы, помогает понять, кого действительно нужно звать, и упрощает итог: в конце встречи должно быть видно, что именно решено, кто за что отвечает и какой следующий шаг.
Лишние участники и отсутствие итога
Бесполезной встречу делает и размытый состав участников. Microsoft 17 июня 2025 года пишет, что 57% встреч проходят без календарного приглашения, а каждую десятую назначают в последний момент. Asana 17 апреля 2025 года оценивает потери от лишних встреч в 103 часа в год на сотрудника. Рабочая рамка выглядит так: один вопрос на встречу, только те, кто нужен для решения, и заранее понятный итог. Для большинства обсуждений достаточно 3−5 участников и 15−30 минут. Все, что выходит за эти пределы, стоит отдельно обосновать.Полезная встреча почти всегда короткаяПолезная встреча определяется не количеством участников, а точностью формата. Исследование Journal of Occupational Health Psychology, опубликованное 28 августа 2025 года, показало: в постпандемической среде видеовстречи сами по себе не утомляют сильнее очных, а звонки короче 44 минут в среднем переносятся легче. Практический вывод простой: длительность лучше ограничивать заранее, а повестку держать в рамках одной темы. Если вопрос не помещается в 30 минут, чаще всего его либо плохо подготовили, либо на самом деле это несколько разных встреч.
Хороший созвон не бывает массовым и «на всякий случай». У него есть один вопрос в центре, люди, без которых решение не принять, и обязательный итог: кто что делает, в какой срок и где это зафиксировано. Если после разговора нельзя одним абзацем записать решение и следующий шаг, встреча, скорее всего, была лишней.
Почему полный отказ
Почему полный отказ от звонков не работает
После перегруза встречами переписка кажется безопасной альтернативой. Она и правда снимает часть шума, пока речь идет о статусах, коротких вопросах и комментариях. Проблемы начинаются в тот момент, когда задача упирается не в факт, а в смысл, реакцию и контекст.
Когда переписки уже недостаточно
На фоне усталости от встреч желание перевести все в переписку кажется логичным. Однако это тоже крайность. Сообщение работает, когда нужно передать статус, задать один точный вопрос, согласовать факт или собрать комментарии без общего обсуждения. Созвон нужен, если после пары сообщений остаются разные трактовки, важно быстро сверить контекст или решение зависит от реакции собеседников в моменте. В проектной работе это особенно заметно: клиенту сложно письменно объяснить, что именно не устраивает, а цепочка уточнений только множит версии.
Неудовлетворенность заказчика редко приходит в виде точного списка замечаний. Чаще клиент чувствует, что результат расходится с ожиданием, но не может сразу разложить это на конкретные пункты. В переписке такая неопределенность только растягивается: каждое уточнение рождает новую трактовку, а вместо прояснения команда получает длинную цепочку версий. Созвон в таких случаях нужен не потому, что он «быстрее», а потому что позволяет поймать интонацию, увидеть, где именно возникает сомнение, и за несколько минут добраться до сути претензии, на которую в сообщениях ушел бы целый день.
Когда встреча
Когда встреча действительно полезна
Полезный созвон отличается от лишнего не самим форматом, а моментом, в который его назначают. Хорошая встреча появляется там, где без живого разговора команда начинает ходить по кругу и терять время на уточнения. Именно поэтому у такого разговора есть вполне конкретные признаки.
Как понять, что пора созваниваться
Полезный созвон начинается с простого критерия: без разговора задача действительно буксует. Переписка растет, а решение не приближается. Один и тот же вопрос возвращается по кругу, потому что участники обсуждают его с разных сторон: один говорит про бизнес-приоритет, другой — про сроки, третий — про технические ограничения. В документе копятся комментарии, но ясности не становится больше.
На старте проекта это особенно заметно в обсуждении требований: формулировка вроде «сделать удобно для пользователя» выглядит понятной только до первого разговора, где выясняется, что у заказчика, дизайнера и команды разные представления и о сценарии, и о результате.
В такой ситуации помогает не сам факт встречи, а ее фокус. До созвона полезно зафиксировать, какой вопрос не удалось закрыть в переписке. На встречу стоит звать только тех, кто действительно влияет на решение. Сам разговор лучше держать в простых рамках: где именно возникло расхождение, какие есть ограничения, что берут в работу и кто отвечает за следующий шаг.
После этого вывод важно сразу вернуть в письменный формат — в задачу, комментарий или короткий итог в чате. Тогда созвон не разрастается в бесконечное обсуждение, а остается способом быстро снять неопределенность и сдвинуть работу с места.
Если вопрос можно закрыть одним сообщением, комментарием в документе или коротким асинхронным апдейтом, встреча не нужна. Если нет, звонок помогает быстро сверить контекст, снять разночтения и договориться о следующем шаге.
Эффективность команды определяется не числом созвонов
Проблема не в самих встречах, а в том, как команда распределяет задачи между перепиской и разговором. Когда созвоны закрывают неопределенность вместо ясной организации работы, день распадается на фрагменты, а занятость маскирует отсутствие движения. Когда у встречи есть цель, ограничение по времени, рабочий состав и зафиксированный результат, она остается инструментом, а не шумом.
Это особенно важно там, где процесс начинает подменяться обсуждением: вопрос выносят на звонок без собранных вводных, в разговор подключают лишних участников, а после никто не закрепляет договоренности письменно. Тогда встреча не продвигает задачу, а лишь переносит неясность из чата в пустой разговор. Рабочая логика устроена иначе: в переписке фиксируют статус, собирают комментарии и формулируют вопрос, а созвон используют только в тот момент, когда без синхронного обсуждения нельзя снять расхождения, определить приоритет или сделать следующий шаг.
Источник: hi-tech.mail.ru