Об эксперте: Роман Чередников — директор портфеля продуктов DION (ИТ-холдинг Т1). Эксперт по управлению ИТ‑проектами, продуктовому развитию и обеспечению качества.
В тексте поднимается проблема перегруженности деловых коммуникаций: рост числа каналов и сообщений усложняет взаимодействие между сотрудниками и снижает эффективность рабочих процессов. Для компаний это означает необходимость выстраивать такую цифровую среду, которая одновременно обеспечивает оперативность общения, удобство совместной работы и высокий уровень защиты данных.
Коммуникация — фундамент любого бизнеса
Развитие человечества всегда сопровождалось совершенствованием форм общения. В бизнесе это особенно важно — без регулярного взаимодействия невозможно создать продукт или запустить рабочий процесс.
При этом важно понимать специфику разных типов коммуникаций. В деловом мире их делят на 2 вида: синхронные — это видеозвонки и личные встречи, где все участвуют одновременно; и асинхронные — это почта и мессенджеры, где можно отвечать в удобное время. От выбора способа связи напрямую зависит скорость, качество работы и конечный результат.
Современные компании стремятся к балансу, используя синхронные коммуникации для сложных обсуждений, требующих быстрой обратной связи, и асинхронные — для задач, где нужно время на обдумывание решений.
Консерватизм и новации
Первое оборудование для видеосвязи появилось еще в 1990-х годах прошлого века, но оно было дорогостоящим и доступным только для руководителей высшего звена. В том же десятилетии начали запускаться первые корпоративные мессенджеры, хотя массового распространения они еще не получили.
В начале 2000-х электронная почта стала основным каналом деловой коммуникации, и удивительно, но за последующие 30 лет ее позиции мало пошатнулись. Она до сих пор остается главным официальным каналом в крупных компаниях для юридически значимых коммуникаций.
Параллельно с этим развивались и другие средства связи. Появились полноценные корпоративные мессенджеры для быстрых вопросов, усовершенствовались платформы для проведения видеоконференций, возникли инструменты для совместной работы над документами и интерактивные доски для онлайн-коллабораций, например, Miro или DION Доски.
С 2015-2016 годов видеоконференции начали массово применяться в корпоративной среде. Снижение стоимости технологий сделало их доступными для рядовых сотрудников, а пандемия COVID-19 окончательно закрепила их как неотъемлемую часть рабочего процесса.
Сегодня даже при возвращении в офисы видеозвонки остаются важной составляющей рабочего процесса. Гибридный формат, когда сотрудники часть времени работают удаленно, а часть — в офисе, стал новой нормой для многих компаний.
Любопытно, что выбор способа связи сильно зависит от возраста. Такой вывод следует из данных исследования ИТ-холдинга Т1 и платформы онлайн-рекрутинга hh.ru. Так, старшее поколение предпочитает видеозвонки (63%) и общение по почте (37%). Миллениалы легко используют видеоконференции (57%), чаты (52%), и почту (45%) одновременно.
А молодые специалисты, только пришедшие в компанию, часто впервые сталкиваются с программами вроде Outlook — для них основным средством рабочей коммуникации является переписка в мессенджерах (78%).
При этом, несмотря на совершенствование инструментов, нагрузка от переписки постоянно растет. Среднее время, которое чаты отнимают от рабочего дня, увеличилось с 21% в 2023 году до 26% в 2025 году. А доля тех, кто тратит на чаты более 50% рабочего времени, выросла вдвое — с 7% до 14%. При этом женщины тратят на чаты в среднем 27% времени, а мужчины — 24%.
Зачем компаниям собственные мессенджеры
Многие организации строго ограничивают использование публичных мессенджеров для рабочих коммуникаций. В некоторых отраслях, таких как финансы, медицина или государственный сектор, это даже закреплено на законодательном уровне. При этом для личных целей сотрудникам доступны любые приложения.
Главная причина таких ограничений — информационная безопасность. Публичные мессенджеры не обеспечивают должного уровня защиты конфиденциальных данных. Администраторы таких сервисов могут просматривать корпоративную переписку, а слабая защита нередко приводит к утечке важной информации в руки злоумышленников. По данным исследований, 77% пользователей бесплатных мессенджеров лично сталкивались с мошеннической деятельностью. Для крупных организаций это несет огромные риски — любой инцидент может нанести серьезный финансовый и репутационный ущерб.
В то же время корпоративные мессенджеры принципиально отличаются от тех, которыми мы пользуемся ежедневно. Во-первых, они размещаются на серверах самой компании (внутри ее защищенного контура) — это существенно снижает риск попадания важной информации в чужие руки. Во-вторых, к ним подключают специальные системы защиты: DLP-фильтры для проверки контента и SIEM-системы для обнаружения подозрительной активности. Постепенно тенденция к корпоративным решениям набирает обороты: за последние три года доля компаний, использующих только общие мессенджеры (WhatsApp, Telegram и прочие), сократилась с 52 до 42%. При этом доля тех, кто использует и общие, и корпоративные мессенджеры, выросла с 30 до 38%, а доля использующих только корпоративные — с 8 до 10%.
По своему функционалу корпоративные средства связи сейчас почти не уступают обычным. Около 90% функций, к которым мы привыкли в Telegram или WhatsApp, уже есть в российских решениях: голосовые сообщения, видеозвонки, создание групповых чатов и передача файлов, обмен фото/видео, возможность отправки эмодзи и стикеров, поддержка реакций на сообщения.
Все в одном окне
Если раньше компании использовали множество программ для разных задач, сейчас наблюдается явный тренд на объединение всех инструментов в одно приложение. Постоянное переключение между окнами отнимало значительное количество рабочего времени — в связи с этим ведущие игроки рынка по всему миру создают платформы унифицированных коммуникаций (UC).
Развитие этого направления прошло несколько этапов. Сначала были отдельные программы: Microsoft делал ставку на почту Outlook, Slack создавался как удобный чат для разработчиков, а Zoom концентрировался на качественных видеоконференциях. Затем они пришли к созданию платформ, объединяющих все виды общения: чаты, почту, календарь, видеозвонки, телефонию. Среди ярких примеров выделяются Microsoft Teams, Google Workspace, а на российском рынке — DION, VK WorkSpace и другие.
Следующим шагом стало повышение продуктивности внутри этих экосистем: добавились онлайн-доски, совместная работа с файлами, возможность интеграции с бизнес-процессами компаний и помощники на базе искусственного интеллекта.
Третий этап, который сейчас проходят как западные, так и некоторые российские разработчики — это создание единого пространства, объединяющего онлайн- и офлайн-форматы: системы бронирования переговорных комнат, интеграция с офисным оборудованием и другие решения, позволяющие сотрудникам эффективно работать из любого места.
Объединение всех функций в одном интерфейсе дает важное преимущество: люди перестают тратить время на переключение между программами. Кроме того, единое окно позволяет компаниям лучше анализировать активность работников: сколько времени уходит на встречи, переписку и другие задачи, насколько эффективно сотрудники, в целом, используют рабочее время.
При этом большинство сотрудников (68%) считает, что мессенджеры скорее помогают работе, но эта доля снижается по мере роста нагрузки: среди тех, кто тратит на чаты более половины рабочего времени, помощь чувствуют 62%, вред — 21%. Справиться с нагрузкой сотрудники пытаются самостоятельно, так как лишь в 1 из 100 компаний руководство ввело периоды тишины. Чаще всего ставят переписку на паузу молодые сотрудники до 35 лет (39% делают это регулярно).
Технологии нового поколения
Полностью заменить офис виртуальными пространствами в ближайшем будущем вряд ли получится. Для части сотрудников это возможно, но не для всех. Дело не только в возрасте, но и в характере работы.
Считается, что примерно 70% людей в любой крупной компании могут выполнять свои рабочие задачи удаленно. Около 20-25% отвечают за улучшение существующих процессов, и лишь 5% или меньше создают революционные изменения в бизнесе. Если первой группе комфортно работать откуда угодно, то тем, кто отвечает за трансформацию и нововведения, часто необходимо личное общение с коллегами.
При этом потребность в улучшении качества коммуникаций остается высокой: 71% российских сотрудников хотели бы улучшить качество рабочего общения в 2025 году (для сравнения, в 2024 году такой ответ дали 64% респондентов). Кроме того, 62% опрошенных ожидают, что в 2025 году они будут больше общаться на работе по сравнению с 2024 годом.
Подводя итог, корпоративные коммуникации продолжают совершенствоваться: бизнес переходит от отдельных инструментов к созданию комплексных экосистем, сочетающих безопасность, удобство и возможности искусственного интеллекта. Нейросети, анализ эмоций, виртуальные пространства — все эти технологии уже активно внедряются в корпоративную среду, хотя степень их распространения различается в зависимости от отрасли и демографических особенностей сотрудников.
Для молодого поколения эти инновации становятся привычной частью рабочего процесса, в то время как сотрудники старшего возраста часто предпочитают традиционные формы коммуникации. При этом баланс между технологиями и человеческим общением остается ключевым для успешной работы любой организации.
Источник: hi-tech.mail.ru