Повышать качество работы архивов организаций, упрощать и делать более удобной работу с фондами, описями, отчетными формами – цель, которая всегда остается актуальной для разработчиков систем автоматизации архивов. В обновленном «Архивном деле» 7.2 компании ЭОС появилась поддержка ЭП, опция «Архив НТД», учтены требования БРПО и в целом усилен блок обеспечения безопасности, расширены возможности для делопроизводителей при их взаимодействии с архивом, усовершенствован интерфейс и инструменты для администрирования. Основные изменения – в нашем материале, а более подробно о них расскажем на вебинаре в январе 2025 года.
В цифровую эпоху, особенно с появлением электронных документов, роль архивов как хранилищ «коллективной памяти» становится всё более значимой. Востребованность материалов, которые накапливаются в архивах, напрямую зависит от их подлинности и удобства работы с фондами.
Сегодня разработчики систем хранения документов в архивах сталкиваются с двумя основными задачами. Во-первых, обеспечить долговременное хранение в цифровом виде как можно более разнообразных типов контента, включая форматы, структуру и содержание. Во-вторых, разработать удобные способы учета и доступа к этим материалам, учитывая требования к безопасности. Эти тренды нашли отражение в очередном обновлении системы «Архивное дело» – версии 7.2.
Возможности для пользователей: ЭП, режимы согласования, изменения в запросах
В обновленной системе расширены возможности взаимодействия с архивом пользователей из подразделений (с ролью «Делопроизводитель»). Теперь им доступны новые режимы работы с НД, описями, а также список полученных в архиве дел.
В составе функции «Составление номенклатуры дел» появился режим «Согласование номенклатуры дел». В этом разделе пользователь может отправить на согласование раздел НД, вернуть с замечаниями, а также согласовать, в том числе подписав приложенный к разделу файл электронной подписью. В блоке работы со сдаточными описями также появился новый режим – «Согласование сдаточных описей». Опись может иметь четыре статуса: «В работе», «На согласовании», «Возвращено с замечаниями» и «Согласовано». С помощью соответствующих команд опись можно отправить на согласование, на доработку либо согласовать текущую ее редакцию.
В функции «Запросы» претерпел изменение интерфейс главной страницы: добавлены столбцы, индикатор количества записей, фильтр «Новые». В карточке запроса появились поля статуса запроса, срока его рассмотрения, автора и др., а также поиск материалов. Для пользователей добавлен новый режим «Полученные дела, документы», где отображается информация о материалах, взятых из хранилища, а также сроки их возврата в архив.
Правила работы архивов организаций
В обновлении учтены требования, установленные новыми «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В частности, в список отчетных форм добавлены новые отчеты: «Итоговая запись», «Опись дел ЭД», «Сводная опись ЭД».
Опция «Архив НТД»: любые виды научно-технической документации
В версии 7.2 появилась ранее анонсированная функция работы с научно-технической документацией (НТД). Функция реализована в новой опции «Архив НТД» и позволяет организовать хранение научно-исследовательской, конструкторской, проектной (для строительства), кинофотодокументов и других видов НТД без ограничений по объемам и сложности. Опция поддерживает загрузку больших объемов данных, инвентарных книг любой структуры и дает возможность осуществлять полнотекстовый поиск.
Системные параметры и безопасность
«Архивное дело», продукт нового поколения, полностью построенный на компонентах «ЭОС Платформы», стал одним из первых, где внедрены механизмы безопасной разработки. В новой версии системы переработаны права пользователей (их детализация стала более глубокой, в том числе пользователям можно назначать разные права внутри фондов) и добавлена «Корзина» для временного хранения логически удаленных записей о делах и документах (из нее можно восстановить удаленные элементы).
Также ужесточилась парольная политика, расширено протоколирование действий пользователей и аудит безопасности. В частности, в настройках можно устанавливать максимальное число неудачных попыток входа пользователя в систему, минимальную длину пароля, его символьную структуру и срок действия.
Расширена информация, сохраняемая в протокол работы пользователей в системе. Протоколируется редактирование регистрационной карточки объектов, причем отдельно каждое поле. Добавлены дополнительно протоколируемые операции: скачивание файла, экспорт элементов справочников, изменения в атрибутах регистрационной карточки объектов и элементов справочников.
…И многое другое
В новой версии появились и другие доработки, изменения и дополнительные возможности. Так, системный технолог при создании карточки пользователя теперь может скопировать настройки от ранее созданной учетной записи, а также одновременно настраивать параметры для группы пользователей. Режим «Топография», предназначенный для топографирования дел внутри архивного фонда, в новой версии также претерпел изменения. В частности, теперь можно отдельно настраивать параметры вместимости для каждого архива (актуально при ведении нескольких архивов в одном экземпляре системы).
Интерфейс системы (над ним всегда особенно тщательно работают наши специалисты) изменен в соответствии с концептуальным и функциональным развитием «ЭОС Платформы». Появилась новая страница авторизации, а также возможность брендировать окно входа и приложения (загружать логотип, название организации и фоновое изображение). Улучшена схема расположения основных элементов системы и навигация, переименованы некоторые меню, команды, названия кнопок, полей.
В новой версии «Архивного дела» заказчикам предоставлены дополнительные возможности выбора ПО для создания полностью импортнезависимого контура автоматизации архива. В частности, список СУБД, с которыми может работать «Архивное дело», дополнен еще одной отечественной системой управления базами данных – Tantor 15.6.2 (разработка российской компании «Тантор Лабс», входит в «Группу Астра»).
Более подробно о возможностях новой версии «Архивного дела» мы будем рассказывать на наших вебинарах Читайте также Улыбайтесь чаще! Карточные платежи сдают позиции QR-кодам и оплатой «по улыбке» На платежном рынке России объем безналичных операций продолжает расти, показывает статистика ЦБ РФ. Но при этом россияне все реже пользуются банковскими картами, отдавая предпочтение альтернативным платежным сервисам.
Источник: www.it-world.ru
